La gestione documentale è uno degli aspetti più importanti per l’industria tessile. Senza gestire i documenti in maniera attenta e dettagliata, si perdono dati importanti non solo per fini burocratici, ma soprattutto perché dalla conoscenza della storia dei processi produttivi si può individuare un trend aziendale probabile che può essere definito attraverso software gestionali all’avanguardia. Tali software individuano i punti di forza e i punti di debolezza della produzione e consentono all’azienda di migliorare gli aspetti negativi, valorizzare quelli positivi e tagliare via il superfluo.

La gestione documentale di ultima generazione, che si serve di software per computer, connessione Wi-fi o accesso da remoto, è dunque particolarmente importante per il settore manifatturiero poiché i prodotti finiti sono il risultato di molti processi interconnessi nella catena di montaggio che passa dalla fornitura della materia prima, alle lavorazioni, fino alla consegna al cliente. Tali processi sono interessati dalla partecipazione di un numero elevato di operatori che necessitano di comunicare in maniera precisa e veloce tra di loro, quando la lavorazione richiede la connessione con altri settori del processo produttivo.

 

I problemi della gestione documentale tradizionale

La documentazione cartacea comporta la tracciabilità di tutte le informazioni per via manuale. Ciò rende quasi impossibile scoprire lo stato dell’ordine di un cliente in maniera certa ed immediata. Per tale motivo, è difficile stimare e gestire i ritardi degli ordini, con conseguenti ed altrettanti ritardi nel prendere decisioni specifiche a causa della mancata visibilità dei dati dei processi produttivi. Oltre a tale problema, esistono molti quesiti che le aziende non riescono a rispondere utilizzando una gestione documentale cartacea tradizionale. Ad esempio:

  • è impossibile conoscere i motivi per cui i profitti sono bassi e, talvolta, non si conoscono i reali profitti per ogni prodotto venduto, così come non si registrano e consultano agevolmente tutti i costi sostenuti nel corso della lavorazione;
  • non si ha una chiara tracciabilità degli ordini in tutte le fasi del processo produttivo e di stoccaggio;
  • non si riesce a gestire in maniera ottimale il magazzino e le interazioni fra fornitori improvvisi e disponibilità in magazzino;
  • non si riesce a pianificare correttamente l’intero processo produttivo in maniera automatica, per quanto riguarda le operazioni programmabili;
  • non è facile consultare un archivio cartaceo e trarne risposte adeguate per prendere decisioni future sui settori da valorizzare e su quelli da elidere.

In poche parole, i problemi della gestione documentale cartacea sono ormai obsoleti, riducono il rendimento lavorativo, l’affidabilità sul mercato e la capacità di agire sui prezzi per essere concorrenziali sul mercato.

I software per la gestione documentale

La nuova gestione documentale virtuale favorisce la crescita e lo sviluppo delle aziende, poiché consente un controllo e una gestione semplici e precisi dei processi lavorativi in qualsiasi luogo e momento.  L’errore umano viene limitato nelle operazioni programmabili e il lavoro degli operatori ne ricava di rendimento, sicurezza ed organizzazione complessiva. La tracciabilità di ogni documento dell’archivio e di ogni movimento dei prodotti nel processo delle lavorazioni consente di conoscere con precisione la storia di ogni prodotto e di definire con precisione i tempi di completamento dell’ordine e i possibili, ma sempre ridotti, ritardi.